Kojarzysz te momenty, w których pracy jest tak dużo, że lata się z pustą taczką, bo nie ma jej kiedy załadować? Trzeba wszystko zrobić, wszystko ogarnąć, a Ty jesteś bohaterem, który zbawi każdy projekt, a nawet cały świat! No cóż, mam dla Ciebie złą wiadomość. To tylko urojenie. Prawda jest taka, że najprawdopodobniej pojęcie „delegowanie zadań” jest Ci albo obce, albo jesteś naprawdę kiepski w tym. Spokojnie, dzisiaj wiem dwie rzeczy. Sam byłem w tym fatalny i większość z nas, managerów, jest w tym naprawdę kiepska na początku.
Żeby lepiej zrozumieć problem, zacznijmy jednak od ustalenia, czym jest delegowanie zadań. W skrócie jest to proces, w którym manager przydziela (oddaje) zadanie w ręce innej osoby. Najczęściej tą osobą jest ktoś z jego/jej zespołu. Co ważne, wraz z przekazaniem obowiązku następuje również przekazanie odpowiedzialności za efekt.
Dobrze, mamy już fundament. Teraz rozpatrzmy trzy najczęstsze powody, przez które delegowanie zadań jest tak trudne i przysparza wielu managerom dużo problemów.
- Fikcyjne przekazanie odpowiedzialności
- Strach przed utratą autorytetu
- Wiara w swoją nadprzyrodzoną moc
Delegowanie zadań vs przekazanie odpowiedzialności
Co do zasady, gdy manager przekazuje zadanie, powinien wraz z tym przekazać wszystkie niezbędne uprawnienia potrzebne do jego realizacji oraz pełną odpowiedzialność.
Rzeczywistość jest jednak taka, że bardzo często to drugie dalej pozostaje na osobie delegującej. W końcu to było jej zadanie i nikogo nie interesuje, że przekazała to dalej. Jeśli pracownik nawali to i tak manager dostaje za to po głowie. Taka atmosfera doprowadza do dwóch patologii.
Po pierwsze, manager nie ma ochoty na delegowanie zadań. No bo skoro i tak może dostać za to po głowie, to woli zrobić to samemu. Wszystkiego dopilnuje, o wszystko zadba, a jak coś pójdzie nie tak, to przynajmniej będzie wiedzieć, za co obrywa. Zapewne widzicie, jak bardzo niezdrową atmosferę teraz opisuję, ale to temat na zupełnie inny artykuł.
Po drugie, nie buduje to zaangażowanie po stronie pracownika, na którego zadanie delegowano. Skoro odpowiedzialność nie jest w pełni przekazana, a ewentualne konsekwencje się rozmywają, to zaczyna brakować kluczowych składników, które sprawiają, że ludzie chcą się angażować w 100%.
Co robić?
Od razu powiem, że nie zawsze da się coś z tym zrobi. Niestety opisany przeze mnie problem jest często wynikiem atmosfery panującej wewnątrz organizacji. Jeśli nie masz odpowiedniej siły przebicia, to możesz albo się z tym pogodzić, albo poszukać nowego miejsca pracy.
Jednak jeśli nie jesteś pod ścianą, to musisz działać u podstaw. Porozmawiaj ze swoimi przełożonymi. Wyjaśnij, dlaczego chcesz delegować to zadanie wraz z całym kompletem uprawnień i odpowiedzialności. Co chcesz na tym zyskać? Co organizacja na tym zyska?
Pamiętaj, że kluczowe jest tu mówienie językiem korzyści. Opieranie swojej narracji jedynie na tym, że Ty będziesz mieć więcej czasu lub że jesteś przeciążony / przeciążona może zabrzmieć trochę egoistycznie i nie jest najlepszym sposobem na prowadzenie tego typu rozmów. Zdecydowanie lepsze jest pokazanie, że pozwoli Ci się to na skupienie na ważniejszych biznesowo tematach, które mogą przynieść wymierną korzyść firmie.
Nie ma co się oszukiwać, to będzie proces truny, żmudny i powolny, ale na pewno gra jest warta wysiłku.
Strach przed utratą autorytetu
O ile pierwszy problem dotyczył organizacji w której się znajdujemy, o tyle ten dotyczy nas samych. Niestety bardzo często spotykam się z sytuacją, w której delegowanie zadań nie istniało tylko i wyłącznie z powodu dziwnych obaw managera.
Skoro ktoś może wykonać moje zadanie, to mój szef może uznać, że mnie nie potrzebuje.
Jeśli choć raz taka myśl przeszła Ci przez głowę to wiedz, że:
- żyjesz w kłamstwie i niepotrzebnie obciążasz tym swoją głowę,
- zamykasz sobie drogę do realnego rozwoju.
Zacznijmy od tego, że praca managera nie jest związana z jakąś wiedzą tajemną. Nie trzeba się urodzić managerem, nie trzeba przechodzić przez mroczne rytuały. Zarządzanie to umiejętność, którą się nabywa i może to zrobić zasadniczo każdy. Pogódź się z tym, że jest cała masa osób w Twojej firmie, które nie zarządzają niczym, a i tak doskonale wykonają część Twoich obowiązków. Zrób to, a delegowanie zadań stanie się dla Ciebie łatwiejsze i bezpieczniejsze dla Twojej głowy.
Teraz przejdźmy do rozwoju. Delegowanie zadań to również skill. Jego nauka to element stawania się lepszym. Po drugie, wymaga to od Ciebie budowania odpowiednich relacji, obiektywnej analizy obowiązków, doboru ludzi, komunikacji. Zwalnia Ci czas na realizację innych, bardziej wymagających zadań. Wszystko to sprawia, że stajesz się lepszym managerem.
Czy delegowanie zadań jest takie straszne?
Zacznij od tego, że jeszcze raz przeczytasz poprzednie cztery akapity. Uświadom sobie, że:
- Inni mogą i będą wykonywać wiele z Twoich obowiązków równie dobrze, jak Ty, a nawet lepiej. Nie muszą przy tym być zatrudnieni na stanowisku managera.
- Delegowanie zadań pozwala Ci zajmować się innymi, bardziej skomplikowanymi tematami.
- Dzięki delegowaniu obowiązków zwalniasz sobie cześć czasu, niezbędnego do realizowania innych obowiązków na wysokim poziomie co korzystnie wpływa na Twoją markę osobistą.
No i najważniejsze. Jeśli naprawdę odczuwasz dyskomfort lub nie do końca wiesz komu i co możesz powierzyć, to zacznij od delegowania małych zadań o niskim ryzyku. W końcu, żeby nauczyć się biegać trzeba wpierw nauczyć się chodzić. Nie musisz od razu powierzać komuś całego projektu, ale możesz oddelegować zebranie danych do raportu lub przygotowanie draftu prezentacji. Od czegoś trzeba zacząć!
Nie deleguję zadań, bo jest najlepszy / najlepsza
Jeśli utożsamiasz się z tym punktem, to musisz poważnie przemyśleć kilka spraw. Dam Ci prosty przykład. Musisz co 2 tygodnie wykonać raport, który zajmuje Ci około godziny. Ktoś sugeruje, że może oddelegujesz to zadanie. W Twojej głowie mogą rodzić się myśli takie jak te:
- Ale on/ona nie wie jak to zrobić. Nie mam czasu na uczenie kogoś.
- Ja to zrobię dużo lepiej. Doskonale orientuję się w sprawie.
- To ważny dla mnie temat. Muszę mieć 100% pewności, że będzie to zrobione dobrze.
Przykładów można mnożyć, ale sprowadzają się z grubsza do tego samego: ja jestem lepszy.
Manager nie jest lepszy, a delegowanie zadań nie ma związku z byciem lepszym/gorszym.
Jeśli nie delegujesz pracy, bo uważasz, że zrobisz coś lepiej, to jedynie się ograniczasz. OCZYWIŚCIE na początku nowa osoba może popełniać jakieś błędy, ale to Twój obowiązek doprowadzić do momentu, w którym nie musisz tego ani sprawdzać, ani o tym myśleć. Co więcej, wszyscy na tym zyskają. Pracownik, na którego delegujesz może się rozwinąć i zyskać nowe kompetencje, a Ty odzyskasz CZAS.
Czas to jedyny zasób, którego nie da się odrobić. Jak przepalisz za dużo kasy z budżetu, możesz wprowadzić cięcia, zaoszczędzić trochę i wyjdziesz na 0. A czas? Raz zmarnowanego czasu nigdy nie odzyskasz. Jeśli zamiast zrobić coś ciekawego, zajmujesz się mało ambitnym (dla Ciebie) zadaniem tylko z powodu wiary, że jesteś lepszy / lepsza to Ty na tym tracisz.
Czy jest dla mnie ratunek?
Zawsze jest! Paradoksalnie w tym wypadku rozwiązanie problemu jest banalnie prosta. Nazywa się delegowanie zadań. Zacznij to robić. Oceń osoby, z którymi pracujesz, naucz się z nimi współpracować, a przede wszystkim naucz się ufać innym. Czy masz gwarancję, że wszystko pójdzie idealnie? OCZYWIŚCIE, ŻE NIE! Jednak jako ciekawostkę powiem Ci, że Ty też popełniasz błędy, a brak delegowania zadań to największy z nich!
